Ήδη το προηγούμενο διάστημα υπήρξαν τα πρώτα μηνύματα και επαφές για να προχωρήσει ένα τέτοιο εγχείρημα και τελικά πολύ γρήγορα το θέμα έφτασε στο Δημοτικό Συμβούλιο Ήλιδας, όπου εγκρίθηκε στην τελευταία συνεδρίαση.
Για το λόγο αυτό συστάθηκε και μια επιτροπή την οποία απαρτίζουν οι δημοτικοί σύμβουλοι: Αβραάμ Μπούρας, Δημήτρης Παναγιωτάρας, Παναγιώτης Κλειδέρης, Γιάννης Χριστόπουλος και Γιώργος Χριστόπουλος. Επίσης, συμμετέχουν ο διευθυντής του 1ου Γυμνασίου Αμαλιάδας Γιώργος Γεωργακής και η εκπρόσωπος των εθελοντών εκπαιδευτικών Ιωάννα Παπαδάκη.
Σε ένα σύντομο σχόλιό του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ο κ. Θανάσουλας ανέφερε «να τη και η Αμαλιάδα με το Κοινωνικό της Φροντιστήριο» με αφορμή την απόφαση και τον ορισμό των μελών της Οργανωτικής Επιτροπής για την προσπάθεια αυτή, για την οποία όπως επισήμανε έπεται και συνέχεια.
